Het verlanglijstje van de hiring manager

Het is weer de tijd van verlanglijstjes. Deze maand komt de Sint weer aan, en in duizenden huishoudens gaan de verlanglijstjes op tafel. Ze zijn lang, ambitieus en niet altijd even realistisch. Iedereen weet dat er dingen afvallen, en niemand vindt dat erg.

In vacatureteksten werkt het net zo, alleen zegt niemand het hardop. Vijf jaar ervaring in een vergelijkbare rol. Het juiste diploma. Kennis van drie specifieke systemen. Liefst uit dezelfde branche, met een sterk netwerk en per direct beschikbaar. Elke eis is op zichzelf te verdedigen, maar samen beschrijven ze vaak iemand die niet bestaat.

Het opvallende is dat werkgevers dat zelf ook weten. In de praktijk neemt een ruime meerderheid van hen mensen aan die niet aan het hele lijstje voldoen. Het lijstje is dus onderhandelbaar. Alleen weet de kandidaat dat niet.

Wat de cijfers laten zien: zo'n 7 op de 10 werkgevers (71%) die de afgelopen twee jaar een vacature vervulden, namen minstens één keer iemand aan die niet aan alle functie-eisen voldeed. Dat blijkt uit een enquête van UWV onder 2.306 werkgevers in het najaar van 2024. Het is ook geen tijdelijke noodgreep: in 2021 lag dat percentage op hetzelfde niveau.

De eisen die het vaakst sneuvelen, zijn precies de eisen die in vacatures het meest prominent staan. Werkervaring wordt door 56% van de werkgevers losgelaten, vakkennis door 54%, vaardigheden door 46% en diploma's en certificaten door 46%.

In sommige sectoren is het eerder regel dan uitzondering. In het openbaar bestuur nam 82% van de werkgevers iemand aan die niet aan alle eisen voldeed, in de verhuur en overige zakelijke diensten 80%. Zelfs in de sectoren die het minst toegeven, zoals ICT en financiële instellingen, gaat het nog om ruim 6 op de 10 werkgevers.

Wat werkgevers daarna doen, is minstens zo interessant. Bijna allemaal (98%) laten ze de nieuwe medewerker leren van collega's of de leidinggevende. Driekwart (74%) zet een cursus of training in, tegen 53% in 2021. En 42% past het takenpakket aan, een verdubbeling ten opzichte van 2021. Met andere woorden: de functie wordt om de juiste persoon heen gebouwd, niet andersom.

Intussen is de druk niet weg. In het najaar van 2025 was volgens UWV nog altijd 45% van de vacatures moeilijk vervulbaar. De meest genoemde reden, door 87% van de werkgevers met wervingsproblemen: er reageren te weinig mensen. Dat is het pijnlijke deel van het verhaal. Het lijstje dat werkgevers zelf al loslaten bij het aannemen, houdt kandidaten wel tegen bij het solliciteren.

Waarom het lijstje steeds langer wordt. Niemand schrijft bewust een onmogelijke vacature. Het lijstje groeit omdat elke eis op zichzelf een risico lijkt af te dekken. De teamleider wil ervaring met het systeem dat nu wordt gebruikt. HR wil een diploma, omdat dat makkelijk te toetsen is. De directeur wil iemand die "meteen kan meedraaien". En de oude vacaturetekst van drie jaar geleden wordt als basis gebruikt, aangevuld met wat er sindsdien bij kwam.

Zo verschuift er ongemerkt iets. Wat ooit een pré was, wordt een eis. Wat ooit een eis was, wordt een harde voorwaarde. En de vraag die eigenlijk centraal zou moeten staan, wat moet deze persoon over een jaar bereikt hebben, verdwijnt naar de achtergrond.

Dat eisen eerder met de markt meebewegen dan met het werk zelf, blijkt ook uit grootschalig onderzoek in de Verenigde Staten. Harvard Business School en het Burning Glass Institute analyseerden meer dan 51 miljoen vacatures. Na de financiële crisis gingen werkgevers voor steeds meer functies een diploma vragen. Toen de arbeidsmarkt krapper werd, draaide dat om: tussen 2017 en 2019 verlaagden werkgevers de diploma-eisen voor 46% van de middelbare beroepen en 31% van de hogere beroepen. Het werk was in die jaren niet veranderd. De markt wel.

In Nederland zien we hetzelfde patroon. Werkgevers die last hebben van de krapte, nemen vaker iemand aan die niet aan alle eisen voldoet (76%) dan werkgevers die daar geen last van hebben (62%). Een eis is dus vaak minder een beschrijving van wat het werk vraagt, en meer een inschatting van wat je denkt te kunnen krijgen.

Wat een lange eisenlijst je kost. Het grootste probleem van een lang lijstje is niet wie er solliciteert, maar wie er wegblijft. En dat zijn niet de minst geschikte kandidaten.

LinkedIn analyseerde miljarden interacties tussen werkzoekenden en recruiters op zijn platform. Mannen en vrouwen bekijken ongeveer evenveel vacatures, maar vrouwen solliciteren op 20% minder banen. Een vaak aangehaalde vuistregel, die LinkedIn zelf ook noemt, is dat vrouwen pas reageren als ze aan vrijwel alle eisen voldoen, terwijl mannen dat al doen bij zo'n 60%. Het opvallende deel: als vrouwen wél solliciteren, is de kans dat ze worden aangenomen 16% groter dan bij mannen. Bij een functie die een stap omhoog is, loopt dat op tot 18%.

Dat is precies het mechanisme waar het om draait, en het geldt niet alleen voor vrouwen. Wie een vacature serieus leest en eerlijk naast zijn eigen cv legt, haakt eerder af bij een lange lijst. De kandidaat die overal op reageert, laat zich niet tegenhouden. Een lang lijstje selecteert dus niet op kwaliteit, maar op zelfvertrouwen.

Intussen betaal je de rekening aan de andere kant. Werkgevers met moeilijk vervulbare vacatures noemen "te weinig reacties" als belangrijkste oorzaak (87%). Elke week dat een functie openstaat, draait het team harder of blijft werk liggen.

En het lijstje alleen inkorten is geen oplossing, laat vervolgonderzoek van Harvard en Burning Glass zien. In 11.300 functies bij grote bedrijven die hun diploma-eis schrapten, steeg het aandeel aangenomen kandidaten zonder diploma met slechts 3,5 procentpunt. Ongeveer 45% van de bedrijven veranderde alleen de tekst, niet wie ze aannamen. Zo'n vijfde viel na een tijdje terug in het oude patroon. Maar bij de bedrijven die het wél doorzetten, bleven medewerkers zonder diploma 10 procentpunt vaker in dienst dan hun collega's met diploma. Het lijstje staat dus niet alleen in de vacature. Het zit vooral in het hoofd van wie selecteert.

Van verlanglijstje naar boodschappenlijst. Een goed verlanglijstje heeft één of twee dingen die je echt wilt, en de rest mag. Een goede vacature werkt hetzelfde. Dat vraagt geen ander wervingskanaal, maar een ander gesprek voordat de vacature online gaat.

Begin bij het resultaat, niet bij het profiel. Wat moet deze persoon na zes maanden en na een jaar bereikt hebben? Ook LinkedIn adviseert werkgevers om vacatures te bouwen rond de doelen van de functie in plaats van een waslijst aan eisen. Wie dat helder heeft, ziet vanzelf welke eisen daar echt voor nodig zijn en welke vooral geruststellend klinken.

Leg daarna elke eis langs één simpele vraag: zouden we een verder uitstekende kandidaat afwijzen omdat hij dit mist? Is het antwoord nee, dan is het geen eis maar een wens. Bij wettelijke voorwaarden, zoals een Wft-diploma of een BIG-registratie, is het antwoord ja. Bij "vijf jaar ervaring" is het dat zelden. Een meta-analyse van 81 studies vond nauwelijks verband tussen eerdere werkervaring en hoe goed iemand later presteert (een correlatie van 0,06), en geen enkel verband met de kans dat iemand blijft. Alleen in de eerste periode in een nieuwe baan maakte ervaring iets meer verschil.

Maak expliciet wat je zelf gaat leren. Uit de UWV-cijfers blijkt dat werkgevers in de praktijk al bijna altijd inwerken via collega's (98%) en vaak een cursus of training inzetten (74%). Zet dat dan ook in de vacature. "Ervaring met ons systeem is niet nodig, dat leer je in de eerste weken" haalt een drempel weg en maakt van een gemis een aanbod.

Zorg tot slot dat iedereen die meebeslist hetzelfde lijstje hanteert. Het Amerikaanse onderzoek laat zien wat er gebeurt als alleen de tekst verandert: dezelfde mensen worden aangenomen als altijd. Spreek daarom vooraf af waarop je beoordeelt, en houd je daaraan in elk gesprek.

Het lijstje begint bij de intake. De vacaturetekst is meestal niet waar het misgaat. Het misgaat eerder, in het gesprek dat niet gevoerd wordt: wat moet deze persoon echt kunnen, wat leren we zelf aan, en wat is in deze markt realistisch?

Een gespecialiseerd bureau dat dagelijks in jouw vakgebied werft, weet welke eisen kandidaten afschrikken en welke profielen er wel te vinden zijn. Daarom begint elke vacature bij 4in24 met één intake waarin we die vragen samen scherp krijgen. Vier gespecialiseerde bureaus gaan daarna aan de slag met hetzelfde, realistische lijstje, elk via hun eigen netwerk en aanpak.

Dus voordat je deze maand een vacature online zet: kijk nog eens naar je verlanglijstje. Wat moet er echt op, en wat mag eraf? De kans is groot dat de beste kandidaat precies in dat verschil zit.