De oktober-kandidaat begint in januari

De herfst is begonnen, en daarmee het kwartaal waarin veel organisaties in afrondingsmodus schieten. Budgetten worden opgemaakt, jaarplannen geschreven, de kerstborrel gepland. Vacatures voor volgend jaar krijgen vaak het label “pakken we op na de jaarwisseling”. Dat voelt logisch, maar de rekensom erachter pakt anders uit. Een kandidaat die je in oktober vindt, begint in de praktijk meestal pas in januari. Een vacature die je pas in januari oppakt, levert vaak pas in het voorjaar iemand op.

Het begint bij iets waar je als werkgever geen invloed op hebt: de opzegtermijn van je nieuwe medewerker. Volgens artikel 7:672 van het Burgerlijk Wetboek heeft een werknemer standaard een opzegtermijn van één maand. Opzeggen gebeurt bovendien tegen het einde van de maand, tenzij iets anders is afgesproken. In een arbeidscontract kan die termijn worden verlengd tot maximaal zes maanden, en voor senior functies zie je twee maanden regelmatig terug.

Dat einde-van-de-maand-principe heeft een effect dat bijna niemand vooraf doorrekent. Iemand die op 30 oktober opzegt, kan op 1 december bij jou beginnen. Iemand die op 2 november opzegt, begint pas op 1 januari. Twee dagen verschil in het tekenen van het contract kosten je een volle maand aan de achterkant. Die maandgrens maakt elke vertraging in de zoektocht dubbel zo duur.

Dan de zoektijd zelf. In Nederland is het gemiddelde voor corporate recruiters 65 dagen, terwijl outperformers onder de 30 dagen blijven. Dat verschil is groter dan het lijkt. Open je op 1 oktober een vacature en zit je op het gemiddelde, dan valt de acceptatie rond begin december. Met een opzegtermijn van één maand is 1 februari dan de vroegst mogelijke startdatum. Haal je het tempo van de koplopers, dan heb je eind oktober een handtekening en kan je nieuwe collega op 1 december of 1 januari starten.

In het najaar komt daar nog iets bij. December is een lastige maand om een wervingsproces af te ronden. Beslissers zijn met vakantie, tweede gesprekken schuiven door naar “na de feestdagen”, en veel kandidaten wachten met opzeggen tot hun eindejaarsuitkering of dertiende maand binnen is. Wie in november nog niemand in het vizier heeft, kan er rekening mee houden dat de hele procedure een maand opschuift.

Je zou kunnen denken dat haast minder nodig is nu de arbeidsmarkt wat afkoelt. De cijfers zijn genuanceerder. Voor elke 100 werklozen zijn er nu 95 vacatures, en aan het einde van het tweede kwartaal stonden er 375 duizend vacatures open. Dat is minder krap dan een paar jaar geleden, maar nog steeds een markt waarin werkgevers bijna even vaak zoeken als kandidaten. Per sector loopt het sterk uiteen: de bouw blijft met een vacaturegraad van 73 per duizend banen de bedrijfstak met de hoogste vacaturegraad, het onderwijs zit met 18 het laagst.

Tegelijk verdwijnt een buffer waar veel organisaties op leunden. Het aantal zzp'ers daalt al zes kwartalen op rij en in het tweede kwartaal waren het er 131 duizend minder dan in het vierde kwartaal van 2024. Wie vroeger een lege stoel tijdelijk opving met een zelfstandige, heeft die optie steeds minder vaak.

Een openstaande vacature is nooit gratis, maar in het najaar en de winter is hij extra duur. Het ziekteverzuim is jaarlijks het hoogst in het eerste en vierde kwartaal, dus in herfst en winter. In het eerste kwartaal van dit jaar was het verzuim 5,8%, hoger dan het gemiddelde van 5% over de afgelopen dertig jaar.

Een team dat al een collega mist, krijgt er in die periode dus ook nog zieke collega's bij. Die extra druk is geen detail. De belangrijkste oorzaken van werkgerelateerd verzuim waren een hoge werkdruk (27 procent), besmetting op de werkvloer (15 procent) en fysiek zwaar werk (12 procent). Een vacature die de hele winter openstaat, belast precies de mensen die je wilt behouden.

Aan de opzegtermijn verander je niets. Aan de feestdagen ook niet. Wat je wel in de hand hebt, is hoe snel je van een openstaande vacature naar een handtekening gaat. En daar gaat in de praktijk de meeste tijd verloren. Niet in de gesprekken zelf, maar in de manier waarop werving wordt georganiseerd.

Specialisatie helpt. Eerder onderzoek van Intelligence Group liet zien dat werving bij bureaus een stuk sneller gaat dan bij de gemiddelde corporate: 42 tegenover 62 dagen. Maar ook met een goed bureau is succes niet gegarandeerd. Het Nederlandse gemiddelde van vervulde vacatures ligt rond 82%, wat betekent dat bijna één op de vijf vacatures niet wordt ingevuld.

Juist daar zit het probleem van de gangbare aanpak. De meeste werkgevers schakelen één bureau in, wachten een aantal weken, en bellen pas een tweede als de resultaten tegenvallen. Elke herstart kost weken, en door de maandgrens aan de achterkant al snel een volle maand extra. Wie in oktober begint met één bureau en in november opnieuw moet beginnen, zit met een startdatum in februari of maart.

Daarom werken wij anders. Via één intake zetten we vier gespecialiseerde bureaus tegelijk aan het werk op jouw vacature, in plaats van na elkaar. Je hoeft geen bureaus te selecteren of te vergelijken: wij kiezen de vier die het beste passen bij de functie en de branche. Kandidaten komen binnen via één portaal, dus je houdt overzicht zonder vier losse lijnen te onderhouden. En omdat het op no-cure-no-pay basis werkt, betaal je pas als er iemand is aangenomen.

Dat parallelle zoeken doet twee dingen. Het vergroot het bereik direct vanaf dag één, omdat vier netwerken en vier wervingsmethoden tegelijk actief zijn. En het haalt het sequentiële risico weg: als één bureau niet levert, zoeken er nog drie door. Je verliest geen maand aan een herstart.

De eenvoudigste manier om te zien wanneer je moet beginnen, is terugrekenen. Neem de datum waarop je iemand aan boord wilt hebben. Trek daar de opzegtermijn vanaf, en onthoud dat die eindigt aan het einde van een maand. Trek daar vervolgens je realistische zoektijd vanaf, plus een paar weken voor december. Voor een start op 1 januari kom je dan al snel uit op nu.

Het beste moment om voor het eerste kwartaal te werven was eigenlijk vorige maand. Het op één na beste moment is vandaag.