Het vinden van de juiste kandidaat lijkt soms een eindeloze zoektocht. Veel hiring managers beginnen vol vertrouwen aan een recruitmentproces, maar merken al snel dat de praktijk weerbarstiger is. Cv’s sluiten niet goed aan, procedures slepen zich voort en de werkdruk in het team loopt ondertussen alleen maar verder op. Het gevolg is frustratie, tijdverlies en soms zelfs gemiste kansen doordat talent naar de concurrent vertrekt.

In gesprekken met hiring managers komen steeds dezelfde pijnpunten terug. Recruitment wordt vaak ervaren als een proces dat meer energie kost dan oplevert. Drie frustraties steken er met kop en schouders bovenuit.

Een van de meest gehoorde klachten is dat de aangeleverde profielen niet passen bij de vacature. Uit onderzoek van Indeed blijkt dat meer dan de helft van de werkgevers vindt dat de kwaliteit van cv’s die zij ontvangen teleurstellend is. Dat betekent dat hiring managers vaak profielen krijgen voorgeschoteld die niet voldoen aan de harde eisen, zoals specifieke werkervaring, diploma’s of branchekennis. Een manager die een financial controller zoekt, ontvangt bijvoorbeeld kandidaten met ervaring in debiteurenadministratie. Dat kan interessant zijn voor een andere rol, maar levert geen oplossing voor de openstaande vacature.

De oorzaak zit vaak in de eerste stap: de intake. Functieprofielen zijn soms te algemeen beschreven en recruitmentbureaus nemen niet altijd de moeite om diep door te vragen. Het gevolg is dat zij te breed zoeken en kandidaten aanleveren die “misschien wel interessant” zijn, in plaats van kandidaten die daadwerkelijk passen. Voor een hiring manager betekent dit vooral extra werk, want je moet alsnog zelf de selectie doen.

Het effect is groter dan alleen tijdverlies. Een verkeerde match kan leiden tot frustratie bij de sollicitant en teleurstelling bij het team, zeker als iemand na korte tijd weer vertrekt. LinkedIn liet in een analyse zien dat bedrijven die vooraf duidelijke criteria hanteren en dit strikt bewaken, hun vacatures gemiddeld 43 procent sneller vervullen en minder verloop hebben in de eerste zes maanden.

Een tweede frustratie is de traagheid van recruitmentprocessen. Volgens cijfers van Glassdoor duurt het in Nederland gemiddeld 39 dagen om een vacature in te vullen. Voor functies op hoger niveau kan dit nog veel langer zijn. Voor managers die direct extra capaciteit nodig hebben, is dat een groot probleem. Terwijl de zoektocht doorgaat, blijft de werkdruk op de bestaande medewerkers oplopen, raken projecten vertraagd en neemt de kans toe dat waardevolle teamleden afhaken door overbelasting.

Een veelvoorkomende oorzaak is dat recruitmentbureaus lange lijsten aan kandidaten benaderen en gesprekken voeren voordat er überhaupt iemand wordt voorgesteld. In een krappe arbeidsmarkt betekent dat vaak dat de beste kandidaten al door andere werkgevers zijn opgepikt. Robert Half toonde in een wereldwijd onderzoek aan dat 70 procent van de topkandidaten binnen tien dagen al niet meer beschikbaar is. Wie weken wacht, verliest simpelweg de slag om talent.

Lange doorlooptijden leiden niet alleen tot gemiste kandidaten, maar hebben ook een financieel effect. Vacatures die langer openstaan zorgen voor productiviteitsverlies, hogere werkdruk en soms het uitstellen van belangrijke projecten. Uit een studie van SHRM blijkt dat het invullen van vacatures binnen de helft van de gemiddelde doorlooptijd niet alleen meer kandidaten oplevert, maar ook leidt tot een lager verloop. Kandidaten die snel geplaatst worden, blijven gemiddeld 25 procent langer in dienst.

De derde frustratie die vaak terugkomt is het gebrek aan inzicht in het proces. Veel hiring managers geven aan dat ze niet weten wat hun recruitmentpartner precies doet. Hoeveel kandidaten zijn er benaderd? Waarom duurt het zo lang voordat er iemand wordt voorgesteld? En welke stappen zijn er genomen om de vacature onder de aandacht te brengen?

Wanneer dit overzicht ontbreekt, ontstaat er wantrouwen. Managers voelen dat ze grip verliezen en krijgen het idee dat er vooral achter de schermen wordt gewacht in plaats van actief gezocht. In een survey van Bullhorn geeft 47 procent van de hiring managers aan dat zij onvoldoende updates ontvangen van hun recruitmentpartner. Dat maakt het lastig om intern verantwoording af te leggen of bij te sturen als dat nodig is.

Een gebrek aan transparantie leidt niet alleen tot irritatie, maar ook tot inefficiëntie. Als er onduidelijkheid is over welke kandidaten al zijn benaderd, gaan organisaties vaak zelf zoeken en kandidaten dubbel aanspreken. Dat schaadt de reputatie van de werkgever en zorgt voor extra werk in plaats van verlichting. Deloitte liet zien dat organisaties die duidelijke afspraken maken over transparantie en wekelijkse rapportages ontvangen, 34 procent hogere tevredenheid rapporteren bij hiring managers. Bovendien verbetert dit de samenwerking op de lange termijn, omdat beide partijen dezelfde verwachtingen hebben.

Deze drie frustraties – slechte matches, lange doorlooptijden en gebrek aan transparantie – komen bij veel organisaties terug. Ze zijn echter niet onvermijdelijk. Met de juiste aanpak kunnen ze grotendeels worden voorkomen. Het vraagt om een proces waarin snelheid, kwaliteit en openheid centraal staan, en waarin een hiring manager direct overzicht en grip heeft op wat er gebeurt.

Dat is precies de reden waarom 4in24 is ontstaan. In plaats van weken te wachten, ontvang je bij ons binnen 24 uur vier gekwalificeerde kandidaten voor interimrollen, en binnen 7 dagen voor vaste functies. Daarbij zorgen we voor heldere terugkoppeling en transparantie in elke stap. Zo heb je direct overzicht én keuze, zonder de frustraties van lange en ondoorzichtige trajecten.